Si nous utilisons l’expression Workforce Management chez Inetum, ce n’est pas seulement par affection pour la langue anglaise. Elle révèle toute la portée des nouveaux dispositifs construits dans une suite applicative de gestion autour de quatre processus clefs : Prévoir, Planifier, Exécuter et Mesurer. Nous sommes passés d’une solution historiquement centrée autour de la gestion administrative à une application intégrée dans le quotidien des collaborateurs, qui facilite la vie de l’ensemble des équipes, managers compris.

Mais reprenons l’histoire du début. La toute première fonction attendue d’un logiciel de gestion des temps est la suivante : sortir une paye conforme à la réalité du travail fourni. C’est la base.

Des centaines de cas spécifiques

Cependant déjà à ce stade, entrent de fortes complexités, avec des centaines de cas spécifiques, des dispositions réglementaires et des accords de branche à respecter… mais aussi une culture d’entreprise qu’il faut intégrer. Sans parler des “ surprises ”, comme la crise actuelle qui nous invite tous à faire preuve de souplesse dans l’organisation du temps de travail et le déploiement express du télétravail.

Depuis longtemps, on a fait en sorte d’automatiser ces tâches. Pour beaucoup d’entreprises, ce sont des processus déjà en place, même s’ils ne sont pas forcément digitalisés. Une première marche essentielle, mais insuffisante aujourd’hui, en particulier dans le contexte de grande mobilité et de travail à distance.

Planification stratégique

Les besoins RH ont évolué vers la planification stratégique de l’activité : quelle charge de travail, quels effectifs disponibles, quels écarts entre les besoins et les ressources mobilisées… ? Avec la possibilité de vérifier en fin de cycle que tout s’est déroulé correctement.

En glissant ainsi du champ de la conformité à celui de l’anticipation, on a élargi sensiblement le territoire de la gestion des temps. On en vient à une solution très ouverte, à laquelle tout le monde a accès.

On peut distinguer trois grands types d’utilisateurs : les collaborateurs (qui peuvent échanger des fenêtres d’activité avec leurs collègues, renseigner leurs congés, etc), les managers pour qui l’application devient un tableau de bord et les DRH, garants de l’ensemble de ces processus.

Une vitrine du SIRH

Finalement, la solution de gestion des temps devient la vitrine du SIRH. Après la messagerie, c’est l’application que les collaborateurs ouvrent le plus souvent ! Elle devient un des leviers de la marque employeur.

À la différence des bulletins de paye auxquels souvent le salarié ne comprend pas grand-chose, l’application de Workforce Management
entre dans la poche de chaque collaborateur sur son smartphone.

Automatisation

Les applications de Workforce Management nécessitent peu de formation à l’attention des utilisateurs, elles sont intuitives : on les prend en main facilement. Nos clients DRH, portés sur la transformation numérique, y voient l’incarnation du “ digital utile ”.

Plus le nombre de collaborateurs est élevé, plus le sujet est au centre des préoccupations de l’entreprise. Au-delà de quelques centaines de personnes, un temps et une productivité précieuse sont perdus si les tâches ne sont pas automatisées.

En fonction de votre secteur d’activité, l’exécution des plannings est plus ou moins difficile. C’est le cas dans les secteurs de la distribution
et du retail banking où le grand nombre d’établissements rend les enjeux très forts. Globalement, si vous avez des points de vente physiques, l’enjeu est élevé. Même chose pour les métiers soumis à des saisonnalités.

« On compte trois types d’utilisateurs : salariés, managers et DRH. Après l’email, c’est sans doute l’application que les collaborateurs ouvrent le plus souvent ! »

Une entreprise data-driven

Une solution de Workforce Management fait partie de la boîte à outils d’une entreprise du XXIe siècle. Cette entrepriselà est collaborative, datadriven et elle fait preuve d’exemplarité en fournissant à ses collaborateurs des applications intelligemment construites, qui simplifient leur quotidien et les aident à travailler mieux. On l’a compris, la gestion des temps et des activités n’est qu’une brique d’une solution de Workforce Management : cette dernière touchant à la prévision, la planification et la mesure de la performance, elle génère infiniment plus de valeur.