Workforce Management
Le Workforce management ou comment dynamiser la gestion de votre personnel ?
Le Workforce Management (WFM) est un levier essentiel pour toute entreprise souhaitant améliorer son efficacité opérationnelle. Que signifie ce terme ? Quels en sont les enjeux ? Comment peut-on mettre en place le WFM de manière efficiente ? On vous dit tout.
Points clés
Le WorkForce Management (ou WFM)
Le Workforce Management est un processus qui comprend la planification, l’ordonnancement, le suivi du temps de travail et la gestion des absences. Il vise à optimiser la gestion des ressources humaines de l’entreprise pour gagner en productivité et en performance. Cette démarche profite également aux collaborateurs qui voit leur engagement renforcé.
Une mise en œuvre efficace du WFM implique l’évaluation des besoins et des objectifs de l’organisation, une communication et implication efficaces des collaborateurs (et notamment des utilisateurs), ainsi que la mise en place de formations et d’accompagnements adaptés.
De nombreux éditeurs proposent des outils avancés pour mettre en place un WFM efficient et le faciliter dans la durée. Les logiciels de gestion des temps, les solutions d’analyse des données et d’indicateurs de performance, qui facilitent la planification, le suivi et l’optimisation des ressources humaines font partie du workforce management.
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Définition
Qu’est-ce que le Workforce Management ?
Le WFM est un ensemble de processus et d’outils visant à optimiser la performance des collaborateurs au sein d’une organisation (par exemple en les délestant des tâches administratives à faible valeur ajoutée ou en rendant plus rapide l’exécution de leurs tâches quotidiennes grâce à l’utilisation d’outils modernes).
Le workforce management inclut l’utilisation de logiciels pour prévoir et planifier avec précision les durées et charges de travail. Plus qu’une gestion des temps, le WFM met en œuvre des leviers tels que la mobilité, la formation ou le recrutement, basés sur les analyses et les prévisions effectuées, pour améliorer la productivité de votre organisation.
L’objectif d’un workforce management efficient est d’optimiser la gestion des ressources humaines en alignant les activités de production. En se dotant d’une vision globale sur la situation de ses équipes et en dotant les managers et RH d’outils opérationnels puissants, l’entreprise rationalise les processus de gestion du personnel pour répondre aux besoins opérationnels sans perdre de vue le bien-être de ses collaborateurs, souvent étroitement lié au temps de travail et sa gestion.
Les enjeux du Workforce Management
Nous l’avons déjà évoqué, le Workforce Management n’a pas pour seul objectif l’optimisation des ressources ; il s’agit aussi d’améliorer la productivité, d’engager les collaborateurs et de renforcer la rentabilité de l’entreprise.
Productivité et performance
L’optimisation des processus de travail grâce au WFM permet de diminuer le taux de rotation du personnel, d’améliorer la motivation des employés, d’équilibrer la charge de travail et donc de réduire le stress et l’insatisfaction. En outre, le WFM contribue également à la réduction du temps de travail inutile en optimisant la planification du personnel, en gérant aux mieux les horaires et les absences.
D’une manière générale toutes les stratégies de WFM visent à améliorer la productivité et l’efficience. Parmi ces stratégies, on peut citer l’adaptation des coûts au chiffre d’affaires, le respect des SLA, la limitation du nombre d’appels en attente… Parce qu’il permet une meilleure allocation des ressources de l’entreprise, le WFM la rend plus productive : il va par exemple conduire à la réduction des coûts liés à la sous-utilisation ou à la surutilisation des ressources.
Engagement et satisfaction des collaborateurs
L’engagement des collaborateurs est un autre aspect fondamental du Workforce Management. En effet, un environnement de travail équilibré grâce à une gestion optimale des effectifs favorise le maintien d’une excellente qualité de service tout en valorisant les collaborateurs et en améliorant leur équilibre vie pro vie perso. C’est d’autant plus crucial pour les entreprises qui connaissent des difficultés de recrutement.
Le WFM peut aider l’organisation à répondre aux exigences particulières des collaborateurs et ainsi contribuer à la rétention des talents puisqu’il aide à structurer le temps de travail et à optimiser la planification des ressources. L’engagement des collaborateurs peut être stimulé par :
- Une gestion juste et efficace des absences
- La possibilité d’exprimer des souhaits sur leur temps de travail (horaires, jours travaillés…)
- Plus d’autonomie au quotidien (par exemple les managers pour la planification de leur équipe)
- La politique RH de l’entreprise et les valeurs qu’elle véhicule en interne, sans oublier son application concrète.
Ces actions pour renforcer l’engagement et la satisfaction des collaborateurs peuvent être simplifiées par les solutions logicielles de WFM.
Rentabilité et compétitivité
Dernier enjeu et non des moindres ! Le WFM a un impact direct sur la rentabilité et la compétitivité de l’entreprise. En effet, celui-ci permet aux managers d’utiliser les données contenues dans leur solution de WFM pour créer et tester des scénarios de gestion plus efficaces, de planifier, de suivre et d’évaluer le travail des équipes.
Le WFM revêt également une importance capitale pour la compétitivité d’une entreprise, en cela qu’il permet d’optimiser la gestion du personnel et de garantir une dotation en personnel efficace. Ces aspects contribuent à la performance globale de l’entreprise. Il s’agit d’avoir la bonne ressource, au bon endroit, au bon moment et avec la bonne compétence.
La planification du personnel contribue à la compétitivité en optimisant l’utilisation des ressources humaines, en réduisant les coûts de main-d’œuvre et en anticipant les besoins futurs en compétences.
Les composantes clés du Workforce Management
L’efficacité du Workforce Management repose sur plusieurs composantes clés : la planification et l’ordonnancement, le suivi du temps de travail et la gestion des absences et des congés.
Examinons ces composantes plus en détail.
Planification et ordonnancement
La planification et l’ordonnancement sont l’essence même du WFM. Elles impliquent l’établissement de plannings de travail adaptés, incluant les horaires, les attributions des employés et les tâches à accomplir, tout en considérant les besoins opérationnels de l’entreprise et les limitations en ressources. Le niveau de granularité dépend de chaque entreprise et de ses attentes.
Les bénéfices de cette planification et de cet ordonnancement sont multiples : la mise en conformité, une meilleure planification et allocation des ressources humaines, un renforcement de la gestion des équipes, une réduction des coûts grâce à l’automatisation des processus, ainsi qu’une analyse approfondie des données pour une prise de décision éclairée.
Lorsqu’on déploie une solution de WFM, les fonctionnalités à rechercher sont, la gestion des absences, l’optimisation de la planification, le suivi du temps de travail, la gestion des compétences et des activités, ainsi que l’analyse avancée des données et le reporting. L’efficacité de la planification et de l’ordonnancement peut être améliorée grâce à l’utilisation de méthodes comme la planification intelligente des horaires de travail et l’utilisation de technologies d’optimisation.
Enfin, lors de la planification et de l’ordonnancement des horaires de travail, il est essentiel de prendre en considération :
- les besoins en main-d’œuvre
- les compétences et les qualifications des collaborateurs
- les contraintes légales
- les contraintes opérationnelles
- les coûts.
- les préférences des collaborateurs dès lors que c’est possible
Suivi du temps de travail
Le suivi du temps de travail est une autre composante clé du WFM. Il permet de :
- garantir une répartition équitable des tâches
- évaluer la performance des employés
- améliorer la planification et la prévision en optimisant l’affectation des ressources humaines en fonction des besoins anticipés ou prévisionnels.
Le suivi du temps de travail renforce l’équilibre de l’équipe en permettant une gestion plus précise des disponibilités et en optimisant la répartition des tâches selon la stratégie choisie par l’entreprise (par exemple, choix de privilégier des profils seniors lors des pics d’activité). Il contribue également au contrôle des coûts en permettant une allocation des ressources plus optimisée (par exemple via une meilleure répartition ou une diminution des heures supplémentaires).
Gestion des absences et des congés
La gestion des absences et des congés est une autre composante cruciale du WFM. Elle permet de veiller au respect par les employés de leurs obligations en matière de congés mais surtout d’accélérer contrôles et validations. Diverses catégories de congés peuvent être gérées dans une entreprise (congés payés, maternité, spéciaux, pour convenances personnelles, pour événements familiaux, sans solde…)
De nombreux outils existent pour faciliter cette gestion des temps.
Focus
Bonnes pratiques pour réussir l’implémentation d’une solution Workforce Management
Pour réussir le déploiement d’une solution de workforce management, il est essentiel de choisir une solution adaptée à vos besoins et de porter une attention soutenue au projet. En effet, le choix seul de la solution ne suffit pas puisque c’est pendant le projet que celle-ci va être packagée pour répondre aux enjeux de votre organisation. Selon la taille et la complexité de votre entreprise, il peut également être opportun de faire le choix d’un accompagnement AMOA.
Beaucoup d’éléments contribuent à la réussite du projet : une bonne évaluation des besoins et des objectifs, la communication et l’implication des collaborateurs, la formation et l’accompagnement des utilisateurs…
Évaluation des besoins et objectifs
Une évaluation précise des besoins et des objectifs de l’entreprise est l’une des premières étapes pour une mise en œuvre réussie du WFM. Elle servira de base à votre cahier des charges.
Il est par exemple indispensable de :
- Bien identifier les objectifs de l’organisation
- Prendre en considération les attentes des utilisateurs et aligner les processus entre les services
- Identifier les besoins, les processus clefs et les documenter
- Mettre à jour les stratégies de gestion des effectifs en fonction des besoins uniques et des défis auxquels l’entreprise est confrontée.
- Être réaliste sur le coût, les délais nécessaires pour mener à bien le projet
Pour évaluer les ressources requises pour accomplir les objectifs du WFM, il est essentiel de prendre en considération les éléments suivants :
- La gestion du planning du personnel en tenant compte des besoins opérationnels
- L’évaluation des problèmes de sureffectif ou de sous-effectif et leur résolution
- L’estimation de la croissance de l’équipe en fonction des objectifs à atteindre
- L’identification des ressources mobiles nécessaires en complément des effectifs traditionnels.
Communication et implication des employés
La communication et l’implication des collaborateurs va aider a bien cerner les divers enjeux opérationnels qui coexistent au sein de votre organisation et donc faciliter la réussite de votre projet de WFM. Elaborer une stratégie de communication claire et transparente, impliquer les utilisateurs dans le processus de décision, communiquer régulièrement sur les bénéfices attendus du projet sont autant de best practices qui faciliteront l’adoption des nouveaux outils.
Pour éviter d’éventuels problèmes de communication, il est recommandé :
- de communiquer régulièrement (que ce soit avec les acteurs internes ou externes au projet)
- d’offrir un accompagnement adapté aux différents acteurs de l’entreprise
- de mettre en place un plan d’action clair
- d’utiliser des outils de gestion de projet et de communication
- d’organiser des réunions régulières
- d’être à l’écoute des différentes parties prenantes du projet.
L’engagement des collaborateurs dans le projet de WFM pourra être évalué via diverses méthodes : enquêtes de satisfaction, indicateurs de performance, retours d’expérience des collaborateurs, analyse des données recueillies dans la solution…
Formation et accompagnement
Comme dans tout projet informatique, la formation et l’accompagnement sont indispensables pour une mise en œuvre réussie du WFM. Toutefois certaines solutions nécessitent plus de formation que d’autres selon l’importance qui a été accordée à l’expérience utilisateur.
Celle-ci doit donc être adaptée aux différents profils d’utilisateurs, l’objectif étant qu’ils se familiarisent avec le nouvel outils et processus du WFM pour devenir autonome dans leur usage.
