¿Por qué hablamos de Workforce Management y no solo de gestión del tiempo?

Si utilizamos la expresión «Workforce Management» en Nexpublica, no es solo por una preferencia hacia el inglés. Este término refleja toda la amplitud de los nuevos sistemas diseñados en una suite de aplicaciones de gestión que abarca cuatro procesos clave: Prever, Planificar, Ejecutar y Medir. Hemos pasado de una solución históricamente centrada en la gestión administrativa a una aplicación integrada en el día a día de los colaboradores, que facilita la vida de todos los equipos, incluidos los gerentes.

Pero empecemos desde el principio. La primera función esperada de un software de gestión del tiempo es la siguiente: generar una nómina que refleje fielmente la realidad del trabajo realizado. Esa es la base.

Cientos de casos específicos

Sin embargo, incluso en esta etapa, aparecen grandes complejidades, con cientos de casos específicos, disposiciones regulatorias y acuerdos sectoriales que cumplir… además de la cultura corporativa que también debe integrarse. Sin mencionar las «sorpresas», como la crisis actual que nos invita a todos a ser flexibles en la organización del tiempo de trabajo y la implementación urgente del teletrabajo.

Desde hace mucho tiempo, hemos tratado de automatizar estas tareas. Para muchas empresas, estos procesos ya están en marcha, aunque no necesariamente digitalizados. Es un primer paso esencial, pero hoy en día es insuficiente, especialmente en el contexto de alta movilidad y trabajo remoto.

Planificación estratégica

Las necesidades de recursos humanos han evolucionado hacia la planificación estratégica de la actividad: ¿qué carga de trabajo, qué personal disponible, qué diferencias entre las necesidades y los recursos movilizados? Con la posibilidad de verificar al final del ciclo que todo ha transcurrido correctamente.

Al pasar del ámbito de la conformidad al de la anticipación, hemos ampliado significativamente el campo de la gestión del tiempo. Llegamos a una solución muy abierta, a la que todos tienen acceso.

Podemos distinguir tres grandes tipos de usuarios: los colaboradores (que pueden intercambiar turnos con sus compañeros, informar sobre sus vacaciones, etc.), los gestores, para quienes la aplicación se convierte en un tablero de control, y los responsables de recursos humanos, quienes garantizan el correcto funcionamiento de todos estos procesos.

Un escaparate del SIRH

Finalmente, la solución de gestión del tiempo se convierte en la vitrina del sistema de información de recursos humanos (SIRH). Después del correo electrónico, ¡es la aplicación que los colaboradores abren con más frecuencia! Se convierte en uno de los pilares de la marca empleadora.

A diferencia de los recibos de nómina, que a menudo los empleados no entienden del todo, la aplicación de Workforce Management entra en el bolsillo de cada colaborador a través de su smartphone.

Automatización

Las aplicaciones de Workforce Management requieren poca formación para los usuarios, son intuitivas y se manejan fácilmente. Nuestros clientes de recursos humanos, comprometidos con la transformación digital, ven en ellas la encarnación del «useful digital».

Cuanto mayor sea el número de colaboradores, más clave será este tema en las preocupaciones de la empresa. Más allá de unos cientos de personas, se pierde un tiempo y productividad valiosos si las tareas no están automatizadas.

Según su sector de actividad, la ejecución de los horarios es relativamente difícil. Este es el caso en los sectores de distribución y banca minorista, donde el gran número de establecimientos hace que los desafíos sean muy importantes. En general, si tiene puntos de venta físicos, el reto es mayor. Lo mismo ocurre con los trabajos sujetos a la estacionalidad.

«Hay tres tipos de usuarios: empleados, gestores y responsables de recursos humanos. ¡Después del correo electrónico, es sin duda la aplicación que los colaboradores abren con más frecuencia!»

Una empresa impulsada por los datos

Una solución de Workforce Management es parte del conjunto de herramientas de una empresa del siglo XXI. Empresa cada vez más colaborativa, impulsada por los datos, proporciona a sus empleados aplicaciones inteligentemente diseñadas que simplifican su vida diaria y los ayudan a trabajar mejor. Queda claro que la gestión del tiempo y las actividades es solo una parte de una solución de Workforce Management: esta última, al abordar la previsión, la planificación y la medición del rendimiento, genera infinitamente más valor.