Chronotime Workplace

Logiciel de workforce management : transformez votre organisation

La mutation des RH s’accélère. Véritable vitrine de l’organisation en interne, les solutions GTA et les logiciels de Workforce Management deviennent incontournables.

Inetum Software accompagne les entreprises et le secteur public vers un workforce management plus moderne, plus simple et plus performant.

Votre logiciel workfoce management 360 degrés

Collaborateurs, managers et Ressources Humaines : tous engagés grâce à de nouveaux usages

 

Avec plus de 800 clients, Chronotime Workplace est un leader des logiciels de Workforce Management. Avec cette solution, le collaborateur devient acteur de son planning, le manager optimise le temps et les activités de ses équipes et l’organisation bénéficie d’une politique RH conforme, juste et motivante.

augmenter votre productivité administrative

Augmentez votre productivité administrative

Réduisez les erreurs de saisies et améliorez le traitement RH.

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Optimisez votre
maîtrise de la masse salariale

Heures supplémentaires, intérim, CDD, télétravail… Facilitez votre gestion de la masse salariale.

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Réalisez de réelles économies
d’échelle

Grâce à un logiciel unique multi pays, rationalisez vos dépenses et votre gestion des temps.

En détail

Logiciel WFM : de multiples avantages au service de votre organisation

L’expérience collaborateur d’abord
Une solution en support des managers
Un logiciel adapté à votre organisation
Notre accompagnement

Demander un congé, badger, régulariser une situation ou simplement consulter son agenda… les collaborateurs bénéficient d’une interface intuitive pour devenir 100 % autonomes au quotidien.

Plus de 80 % des écrans de Chronotime Workplace s’ouvrent en moins de 3 secondes garantissant un service performant sur ordinateur, mobile ou tablette.

En un clic, les managers accèdent au planning de leurs équipes. Ils valident les congés, corrigent les erreurs de badgeage et délèguent leurs tâches, en cas de besoin. Objectif : optimiser la masse salariale en temps réel et faciliter le travail des managers au jour le jour.

Quel que soit votre métier, vos processus ou votre environnement réglementaire, Chronotime Workplace s’adapte à vos enjeux.

Disponible en mode Cloud, la solution intègre plusieurs langues ainsi que les dernières réglementations en vigueur, comme le RGPD.

Grâce à une interface pensée pour l’utilisateur final et avec l’aide de ses experts du déploiement d’applications, Inetum Software vous accompagne de bout en bout.

De la définition de votre besoin jusqu’à la mise en place, les spécialistes d’Inetum Software restent présents tout au long de votre projet. Leur ambition ? Favoriser l’adoption des outils digitaux par tous.

Le Workforce management (ou WFM)

Le « Workforce Management » (ou « gestion des effectifs ») comprend l’ensemble des process, méthodes et outils mis en œuvre par une entreprise ou une organisation pour gérer au mieux ses effectifs et la productivité de ses collaborateurs. Attention, il ne s’agit pas de réduire à tout prix ou drastiquement les coûts mais d’assurer une cohésion entre les besoins de l’entreprise et la réalité opérationnelle tout en prenant en compte le bien-être des collaborateurs. Un vrai challenge et un processus en constante évolution !

Dans le secteur RH, on préfère d’ailleurs utiliser le terme anglais car la notion de « workforce management » est plus large que la notion de « gestion des effectifs ».

Pour résumer, le workforce management c’est :

      • La (ou les) bonne(s) personne(s), disposant des bonnes compétences
      • Au bon endroit
      • Au bon moment

Prenons comme exemple le cas d’un service clients.

Un bon Workforce management au sein de ce service signifie que, lorsqu’un client vous contacte (que ce soit par téléphone, mail, chat…), vous disposez d’un nombre suffisant de salariés et des compétences utiles pour traiter sa demande dans un délai acceptable.

A contrario, le workforce management doit aussi vous éviter de mobiliser des salariés alors que, par exemple, la présence d’une compétence particulière à un moment de la journée serait inutile.

Le WFM, c’est :

    • Un véritable « engagement opérationnel » qui permet d’optimiser le fonctionnement de l’entreprise.
    • Une démarche d’optimisation spécifique à chaque entreprise et même à chaque service de l’entreprise.
    • Un process qui doit être adapté / amélioré en permanence.

Quel est l’impact du workforce management sur le bien être des collaborateurs de l’entreprise ?

En mettant en place un processus de WFM optimisé, on s’assure que :

  • Le collaborateur mobilisé sur une mission répond à un besoin réel, il est donc suffisamment occupé et son rôle est utile / fait sens. Sa satisfaction est accrue car les activités et missions confiées sont adaptées à ses compétences
  • On a les bonnes ressources aux bons endroits et donc le bon nombre de collaborateurs par rapport à la charge de travail : ni plus ni moins.
  • L’entreprise peut faire le choix de mobiliser le collaborateur selon ses compétences, ce qui induit une plus grande variété dans les missions qui lui sont proposées et une meilleure adéquation par rapport aux missions à couvrir.
  • Il est possible de prendre en compte les préférences des employés (présence en ouverture/fermeture, activité préférentielle, indisponibilités, …) dans les process de Workforce management. L’équilibre vie privée / vie professionnelle est amélioré.
  • Les collaborateurs deviennent davantage acteurs de la construction du planning, ce qui en améliore l’acceptation.

Ce ne sont bien sûr que des exemples non exhaustifs. Une bonne solution de workforce management permet l’exécution de la politique RH de l’entreprise sans la contraindre.

Qui sont les acteurs du workforce management ?

Les contributeurs au processus de WFM sont :

  • La Direction qui impulse la culture d’entreprise.
  • Les Ressources Humaines qui sont les garants d’une politique RH conforme, juste et motivante.
  • Les Managers qui gèrent le besoin opérationnel au quotidien et optimisent la masse salariale.
  • Les collaborateurs, qui deviennent eux-aussi acteurs du planning grâce à la dématérialisation des processus de poses d’absence, de consultation de planning et d’enregistrement des préférences, via le portail Collaborateur ou en mobilité.

Pour fluidifier le process, ces acteurs utilisent des solutions logicielles de WFM pour se décharger des tâches récurrentes à faible valeur ajoutée et mieux se recentrer sur leur cœur de métier. Ils peuvent ainsi se consacrer à l’étude et l’optimisation de leur processus de workforce management.

Solution logicielle Workforce Management : quels bénéfices pour l’entreprise ?

Le Workforce management est au cœur de la transformation des Ressources Humaines et de la digitalisation des sociétés. Il permet :

  • Une gestion optimisée des effectifs de l’entreprise
  • Une prise en compte des contraintes réglementaires et des accords locaux afin d’assurer la conformité
  • Une meilleure capacité à répondre aux attentes clients (y compris les « clients internes » au sein de l’entreprise), et ainsi une satisfaction client accrue
  • Une rentabilité optimisée
  • Des salariés / collaborateurs plus impliqués, plus mobilisés, une fidélisation des collaborateurs et une baisse du turnover.

La prévision du personnel nécessaire à court et moyen terme est un autre avantage d’une solution de Workforce Management. En optimisant la définition des besoins en ressources et en mettant en place une affectation contrôlée des salariés à ces besoins, la Direction des Ressources Humaines et les Directions Opérationnelles peuvent prévoir les ressources nécessaires et les manquements pour l’année entière et au-delà. Ainsi, un plan de recrutement plus précis et adapté peut être mis en place. Les manquements à venir sont ciblés et anticipés, les recrutements mieux calibrés.

Workforce Management et GTA

Logiciel de Workforce Management et de GTA

Pourquoi parler de solution logicielle workforce management et pas de GTA ? Le workforce management comprend les gestion des temps et la gestion des activités mais ne s’y limite pas.

Chronotime Workplace qui est la solution de workforce management du groupe Inetum est également un logiciel GTA (la GTA étant à la fois son métier et son expertise historique). Celle-ci va aujourd’hui plus loin pour répondre aux enjeux de ses clients et des métiers RH.

En tant que solution de workforce management, Chronotime Workplace permet de prévoir (en amont de la planification) les ressources nécessaires en nombre et en compétences pour répondre aux besoins opérationnels de l’entreprise. Cette vision prévisionnelle des besoins est précieuse pour l’entreprise en cela que l’identification des besoins à couvrir permet une planification avisée et simplifiée.

Autre apport au processus de workforce management, Chronotime Workplace permet de mesurer la performance RH grâce à une solution de data analytics intégrée. Cela représente un réel apport de valeur pour l’entreprise puisque l’application de workforce management concentre de nombreuses données qui sont autant d’indicateurs sur la santé et la performance de l’entreprise.

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Les atouts de Chronotime Workplace

Les atouts de la solution Chronotime Workplace pour le WFM.

Automatisation des tâches manuelles

Chronotime peut automatiser de nombreuses tâches manuelles liées à la gestion des effectifs, telles que la planification des horaires, la gestion des présences et des absences, la gestion des congés, la gestion des activités et des compétences. Cela permet aux gestionnaires de gagner du temps et de se concentrer sur des tâches moins chronophages.

Gestion optimisée des horaires

Chronotime permet de gérer de manière optimale les horaires des employés en fonction de leurs disponibilités, de leurs compétences et des besoins de l’entreprise. Le logiciel permet de prévoir les horaires, de faire des ajustements rapides en cas de changements de dernière minute et de fournir aux managers et aux employés des informations précises sur leurs horaires et leurs activités. Cela améliore l’optimisation du planning en donnant une meilleure visibilité au responsable et la satisfaction des employés en leur offrant des horaires de travail et des missions plus adaptés.

Optimisation de la planification

Chronotime aide les gestionnaires à optimiser la planification des effectifs en fonction de nombreux facteurs, tels que les besoins en personnel, les compétences et les qualifications des employés et les exigences réglementaires. Cela permet de réduire les coûts liés aux modifications de planning, d’optimiser la productivité et d’améliorer la qualité du service client.

Meilleure visibilité des effectifs en temps réel

Au-delà de la planification, Chronotime offre également une meilleure visibilité des effectifs de l’entreprise, en fournissant des informations en temps réel sur les horaires, les présences et les absences, les congés, l’équité et d’autres aspects clés de la gestion des effectifs. Cela peut aider les gestionnaires à prendre des décisions plus éclairées et à résoudre rapidement les problèmes liés à la gestion d’équipe.

Amélioration de la communication

Chronotime aide à améliorer la communication entre les gestionnaires et les employés, en permettant aux employés de consulter facilement leurs horaires, leurs compteurs ou de demander des congés de façon dématérialisée. Cela peut également faciliter la communication entre les différents services de l’entreprise, en permettant aux gestionnaires de coordonner les activités ou les remplacements de manière plus efficace.

Réduction des erreurs

Il permet également la réduction les erreurs liées à la gestion des effectifs, telles que les erreurs de planification des horaires, les erreurs de paie et les erreurs de gestion des absences. Cela peut permettre aux entreprises de réduire les coûts liés aux erreurs et de minimiser les retards de production ou de livraison.

Amélioration de la satisfaction des employés

Chronotime améliore la satisfaction des employés en leur permettant de travailler selon des horaires adaptés et en s’appuyant sur leurs compétences. Le moral et la motivation des collaborateurs sont accrues.

Gestion efficace des ressources humaines

Chronotime assure une meilleure gestion des ressources humaines en fournissant des informations utiles sur les collaborateurs, et notamment sur leur expérience et leur disponibilité. Ces informations peuvent aider les gestionnaires à prendre des décisions éclairées sur la façon d’affecter les employés, de planifier les horaires et d’optimiser les ressources.

Nos forces

Les fonctionnalités et avantages de Chronotime Workplace

Chronotime Workplace est une solution modulable qui intègre l’ensemble des fonctionnalités que l’on peut attendre d’un progiciel GTA :

  • Gestion des absences portail absence, workflow…
  • Calcul des temps (EVP et primes ; garanties légales et conventionnelles…
  • Planning (tableau de pilotage, fonctions de planification…
  • Activités (planification, suivi et validation)
  • Business Intelligence (reporting RH, décideurs…)

Centrée sur l’expérience utilisateurs : simple, ergonomique et design elle est rapidement prise en main et nécessite peu de temps de formation. Vous renforcez votre marque employeur : le logiciel de gestion des temps et des activités est une fenêtre ouverte sur les services des Ressources Humaines.

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Ils nous font confiance

Entreprises et collectivités révolutionnent le workforce management

Gérer le télétravail avec Chronotime Workplace

Partie intégrante de la politique RH des organisations, le travail à distance est de plus en plus fréquent. Qu’il s’agisse d’améliorer la marque employeur, de renforcer le bien-être au travail ou encore de s’adapter à un contexte difficile de nombreuses raisons poussent les organisations à mettre en place le télétravail à grande échelle dès lors que les métiers le permettent.

Chronotime Workplace en facilite la gestion administrative et offre à l’entreprise une vision claire et globale de ses collaborateurs en situation de télétravail.

Gérer le télétravail en mode déclaratif ou contractuel, Faire badger les équipes à distance via leur smartphone, Mesurer la satisfaction des collaborateurs… Chronotime Workplace offre de nombreuses possibilités et s’adapte à la politique RH de chaque organisation.

Analysez vos données RH avec Chronotime Workplace

En faisant le choix d’une solution de business intelligence connectée avec votre SIRH vous bénéficier d’indicateurs précieux sur l’état de santé de votre entreprise. Chronotime Workplace génère pour vous des reporting RH standards ou personnalisés qui vous aident à mesurer, analyser et piloter les données de vos logiciels SIRH.

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