Du cadre réglementaire à la pratique : optimiser la gestion des temps dans la fonction publique territoriale

Service public et organisation du temps de travail : un équilibre nécessaire

La fonction publique territoriale doit concilier deux impératifs : assurer un service public de qualité et organiser le temps de travail des agents dans le respect du cadre légal. La loi de transformation de la fonction publique du 6 août 2019, en harmonisant la durée du temps de travail à 1607 heures annuelles, a rappelé cette exigence d’exemplarité.
« L’enjeu est d’abord celui de la qualité du service rendu aux usagers tout en garantissant un suivi précis du temps de travail des agents », souligne Christophe Salle, expert avant-vente chez Nexpublica. « Les collectivités doivent adapter leurs cycles de travail en respectant les textes qui encadrent le temps de travail des agents. »
Pour répondre à ces exigences, plusieurs dispositifs réglementaires structurent l’organisation des services publics :

• Les garanties minimales du décret n°2000-815 qui définissent les règles fondamentales d’organisation : durée maximale de travail quotidien, temps de repos minimum, amplitude journalière
• La gestion encadrée des heures supplémentaires (décret n°2002-60) permettant de répondre aux situations exceptionnelles dans un cadre défini et compris par tous
• L’organisation des astreintes garantissant la continuité du service public hors des horaires habituels
• Les cycles de travail (décret n°2001-623) offrant la souplesse nécessaire pour adapter le service aux besoins locaux

Adapter la gestion des temps aux réalités du terrain

La diversité des services publics implique autant de spécificités dans l’organisation du temps de travail. « Chaque service a ses propres contraintes et ses propres rythmes », explique Christophe Salle. « Le service état civil doit assurer des permanences tout au long de la semaine, les services techniques organisent leurs astreintes, tandis que les structures d’accueil doivent adapter leurs plannings aux périodes scolaires et extrascolaires. Ces quelques exemples montrent que la gestion des temps doit s’adapter à cette multiplicité de situations tout en garantissant une cohérence globale. »
Cette adaptation aux besoins spécifiques nécessite une solution agile qui permet :

• Une planification sur-mesure par service, prenant en compte les besoins comme les postes à couvrir, les compétences requises… sans oublier le respect des cycles de travail propres à chaque métier
• Une gestion fluide des absences et des remplacements pour maintenir la continuité de service
• Un suivi en temps réel des compteurs et des plannings facilitant le partage de l’information.
• Une automatisation des tâches administratives qui libère du temps pour les missions essentielles

« Les collectivités recherchent avant tout la fluidité dans leurs processus de gestion », souligne notre expert. « Automatiser les validations, dématérialiser les demandes, simplifier le suivi des compteurs : tout cela contribue à une organisation plus efficace du service public.« 

Vers une gestion des temps au service des usagers

Si le respect du cadre légal reste le socle indispensable, c’est bien la recherche d’une organisation efficace qui guide aujourd’hui les collectivités.
« La technologie doit se mettre au service de cette ambition« , conclut notre expert.
« Historiquement le déploiement d’une gestion des temps était axé sur la gestion de la présence et de l’absence. Désormais, il s’agit d’élargir ce périmètre à des notions de planification qui vont permettre de gérer les besoins de la collectivité pour ses différents services : petite enfance, musées, déchetterie, direction accueil à la population… Chaque structure à ses propres besoins en compétences et impératifs de gestion qu’il s’agisse d’astreintes, de postes à couvrir… Nous l’observons chez nos clients, la planification est devenue ses dernières années l’un des sujets majeurs pour les collectivités territoriales«