La Gestion des Temps et des Activités (GTA)

La Gestion des Temps et des Activités (ou GTA) est un ensemble de processus, d’outils et de méthodes qui permettent de planifier, de suivre et d’analyser les temps de travail et les activités réalisées par les collaborateurs au sein d’une entreprise ou d’une organisation.

GTA

La gestion des temps et des activités : définition

La Gestion des Temps et des Activités (ou GTA) est un ensemble de processus, d’outils et de méthodes qui permettent de planifier, de suivre et d’analyser les temps de travail et les activités réalisées par les collaborateurs au sein d’une entreprise ou d’une organisation.

La GTA est sous la responsabilité des RH de l’entreprise.

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Les objectifs de la Gestion des Temps

 

  • Suivi des temps de travail et des temps de pause. Pour les collaborateurs concernés, cet aspect prend en compte le pointage que ce soit par badgeuse classique ou digitale via une appli smartphone par exemple. Cela peut aussi être fait sur un mode déclaratif, « par défaut ». En effet, le badgeage n’est pas un impératif lorsque l’on déploie une solution de gestion des temps et des activités. Le logiciel de GTA offre de nombreuses possibilités et s’adapte aux spécificités de l’entreprise / organisme : gestion des salariés en forfait jour, suivi des horaires particuliers (heures de nuit, de weekend, d’astreintes…).

 

  • Suivi des heures supplémentaires. Ici la GTA va notamment permettre de fiabiliser les données pour la paie, ce qui représente un gain de temps important et un risque d’erreur considérablement réduit.

 

  • Gestion des absences (prévues ou imprévues, congés payés, RTT, arrêts maladie, congés sabbatiques, absences liées à une formation, un mariage, un décès…)

 

  • Planification (des horaires de travail, des congés, des périodes de formation…)

 

  • Suivi des CET (Compte Épargne Temps)

Temps réel

Les avantages d’une GTA efficace pour les entreprises

La mise en place d’une Gestion des Temps et des Activités efficace au sein de l’entreprise permet :

  • Une réduction des coûts, une optimisation de la productivité

D’une part, une planification optimale des heures de travail permet à l’entreprise de réduire les temps d’inactivité ce qui limite les coûts et, d’autre part, de s’assurer que le nombre de salariés présents sera suffisant pour répondre aux besoins.

  • Un suivi simplifié des obligations légales

Le droit du travail en général et la règlementation sur les heures de travail en particulier peuvent être complexe. Une bonne GTA (et surtout un bon logiciel GTA) limite les risques d’erreur en automatisant les règles RH

  • Plus de flexibilité, une meilleure adaptabilité aux fluctuations de votre activité

Un système de GTA efficace permet à votre entreprise de mieux planifier et aussi de mieux s’adapter en cas d’imprévu : absence inattendue d’un salarié, changements internes, fluctuation de la demande…

  • Une meilleure adaptation aux contraintes personnelles des salariés et/ou de vos intervenants

Certains salariés ont des contraintes personnelles incontournables (enfant à récupérer à une heure limite, travail en temps partiel…). La GTA peut prendre en compte ces contraintes.

Au-delà de vos salariés, votre Gestion des Temps et des Activités doit également prendre en compte des intervenants externes : intérimaires, prestataires…

  • Une amélioration de la marque employeur

Même s’il s’agit ici d’un effet indirect de la GTA, il est évident qu’une organisation qui sait correctement répartir la charge de travail entre ses collaborateurs et qui respecte scrupuleusement la législation sur les temps de travail renvoie une meilleure image employeur auprès de ses salariés ou de ses salariés potentiels.

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Les avantages pour les salariés

Une GTA performante offre également plusieurs avantages pour les collaborateurs eux-mêmes :

  • Amélioration de la satisfaction des employés.

La Gestion des Temps et des Activités doit permettre une juste répartition des tâches, permettre aux employés de mieux gérer / anticiper l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

  • Justesse des rémunérations

En permettant un suivi strict et rigoureux des heures de travail (y compris des heures supplémentaires), la GTA garantit aux salariés une rémunération correspondant très précisément aux heures réalisées.

  • Une meilleure visibilité et une simplification des démarches

Les outils GTA peuvent proposer un accès aux salariés pour consulter leurs compteurs-temps, simplifier leurs demandes de congés payées ou de RTT.

 

Quelles sont les étapes de mise en place d’une GTA performante au sein de votre entreprise ?

Une GTA ne sera efficace que si elle a été mise en place avec soin, en prenant en compte des facteurs propres à votre entreprise / organisation.

  • L’analyse des besoins, la définition du cadre et des objectifs

Quelle est la situation actuelle de votre entreprise au niveau des suivi des temps de travail ? Quels sont vos process, les outils déjà en place, quels sont leurs faiblesses, quels sont les outils dont vous auriez besoin pour être plus efficace ? Quelles sont les spécificités de votre entreprise au niveau des temps de travail (saisonnalité importante, travail de nuit…) ? Autant de questions qu’il est nécessaire de prendre en compte en amont de la mise en place d’un logiciel GTA.

A ce stade, vous devez donc lister l’ensemble des caractéristiques de votre organisation, définir clairement les enjeux et les objectifs que vous souhaitez atteindre via la mise en place d’une GTA, définir les KPI prioritaires…

Il existe des cabinets conseil spécialisés dans le déploiement de solutions GTA qui peuvent vous accompagner tout au long de votre projet. Leur expertise vous permettra de bénéficier de conseils précieux et vous aidera à avancer sur votre projet dans de bonnes conditions.

  • L’implication des équipes

Il est également nécessaire, en amont du choix d’une solution GTA spécifique d’impliquer les futurs utilisateurs dans l’analyse de l’existant et des besoins. Selon eux, quels sont les aspects qui doivent être améliorés, ont-ils des demandes précises…

  • Le choix d’une solution GTA

En fonction des éléments définis lors des phase précédentes (point sur votre situation actuelle, définition des besoins que ce soit au niveau de RH ou de l’ensemble des salariés) mais aussi en fonction de votre solution SIRH actuelle (si elle existe), vous devrez faire le choix d’un logiciel GTA capable de s’adapter à votre demande. C’est évidement le cas de notre solution Chronotime (anciennement Gestor / Chronogestor)

Attention toutefois à ne pas allonger inutilement la liste des besoins ! En exprimant vos besoins réels vous limiterez le coût du projet. Les clients font parfois l’erreur de demander des fonctionnalités dont ils n’ont pas une réelle utilité ce qui peut donner lieu à une augmentation des coûts.

  • Le paramétrage de votre solution

Quelle que soit la solution pour laquelle vous optez, vous devrez la paramétrer en fonction de vos objectifs et de vos contraintes spécifiques. En effet, comme nous l’avons dit plus tôt, la solution de GTA n’est autre que l’application de la politique RH de l’entreprise : en extrapolant on pourrait presque dire qu’il existe autant de projets GTA qu’il existe de politiques RH différentes !

  • La formation et la sensibilisation de vos équipes

Un nouvel outil implique de former vos équipes. On pense ici aux collaborateurs du département RH mais aussi à vos managers et même à l’ensemble de vos salariés si votre portail GTA leur est accessible.

Pour s’assurer une adoption optimale de la solution au sein de votre entreprise / organisme, il est intéressant d’être vigilant à l’expérience utilisateurs proposée par les différentes solutions avant de faire votre choix. Une solution centrée sur l’expérience utilisateurs c’est moins (voir pas) de formation ; celle-ci sera également plus facilement adoptée par vos collaborateurs.

Enfin, quel que soit votre choix il convient de mener une opération de conduite du changement en amont du déploiement de la solution, toujours dans l’objectif d’en faciliter l’adoption par vos collaborateurs. Il s’agit d’un élément important et souvent négligé lors de la mise en place d’une GTA.

  • Suivi et évaluation

Pour garantir la performance et l’efficacité de la GTA, il est important de suivre régulièrement les indicateurs clés de performance (KPI) et d’évaluer les résultats obtenus par rapport aux objectifs fixés. Des ajustements et des améliorations peuvent être apportés en fonction des retours d’expérience et des analyses réalisées.

  • Amélioration continue

Enfin, une Gestion des Temps et des Activités performante doit être en constante évolution pour s’adapter aux changements internes et externes de l’entreprise, tels que les fluctuations de la demande, les modifications réglementaires ou les innovations technologiques. Une démarche d’amélioration continue doit être mise en place pour maintenir la performance et la pertinence de la GTA à long terme.

Etudes sur la Gestion des Temps et ds Activités

Le collaborateur, acteur de son planning

 

34 % des décideurs RH intérogés souhaitent donner plus d’autonomie aux collaborateurs.

Et 51% jugent impératif de donner une dimension sociale et collaborative à un processus tel que la gestion des temps et des activités (GTA) en le partageant entre gestionnaires RH, managers et collaborateurs.

La digitalisation des processus RH constitue une formidable opportunité pour y parvenir et responsabiliser davantage les collaborateurs dans la gestion de leur quotidien professionnel et notamment de leur planning. Rendues accessibles en self-service, depuis des portails RH par exemple, les solutions de GTA permettent aux collaborateurs de prendre la main sur la gestion de leurs temps et plannings : poser des congés, suivre les demandes d’absence, retrouver l’historique des absences, visualiser les plannings des collègues …

 Une condition est cependant sine qua non à l’adoption de ces solutions : les collaborateurs doivent pouvoir facilement et rapidement se les approprier.

Pour cela, les solutions doivent proposer une interface intuitive, être accessibles sur tout type d’équipement (dont des bornes interactives sur des sites industriels par exemple) et être adaptées aux pratiques digitales des collaborateurs, particulièrement avec les appareils mobiles.

 

Source : Synthèse d’études « Gestion des Temps & des Activités », Gfi/Inetum & Markess

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étude GTA TH utilisation mobile

Pour 70% des RH interrogés, ouvrir la GTA aux équipements mobiles est d’ailleurs impératif pour offrir un accès ATAWAD 2 à ces solutions.

En devenant “collabor-acteurs”, les salariés gagnent donc en autonomie et en responsabilisation mais aussi en satisfaction grâce à une accélération du temps de traitement de leurs demandes, générant elle-même une hausse de la productivité pour l’entreprise.

Autant de facteurs clés pour accroître l’engagement des collaborateurs envers leur entreprise, un challenge que cherchent à relever 86% des RH interrogés. Au même titre que les directions marketing et commerciale placent le consommateur au cœur de la relation client, la DRH doit donc adopter une démarche ‘employee-centric’ et développer une expérience collaborateur optimale en misant sur l’expérience utilisateur (UX) que connaissent les collaborateurs avec les solutions qu’ils utilisent au quotidien.

Avec 62% des décideurs RH qui placent l’UX comme critère de choix d’une solution RH, le lien entre une interface intuitive et l’équation économique “adoption / autonomie / productivité” que cherchent à atteindre les DRH est clair. Cette équation est d’autant plus facile à résoudre avec l’utilité que revêt la GTA pour les collaborateurs et la popularité dont elle bénéficie.

Le manager, moteur d’optimisation de la masse salariale

Centre de coûts prépondérant, sinon le plus important, pour une entreprise, la masse salariale constitue un enjeu de gestion majeur et permanent pour les DRH. Cette gestion doit désormais être agile, ce qui requiert de donner aux managers opérationnels, partie prenante au quotidien de la gestion de cette masse salariale, les moyens de visualiser en temps réel les plannings et disponibilités de leur équipe et l’affectation de leurs collaborateurs aux activités.

Aussi, associés à des outils analytiques et enrichis du cadre réglementaire du travail (accords de branches, d’entreprises et de droit du travail), les outils de GTA permettent aux managers d’optimiser la gestion de leurs équipes, d’anticiper la variabilité des activités et d’accroître l’adéquation entre compétences, disponibilités et missions, dans le respect de la législation.

Par ailleurs la GTA participe aussi au déploiement d’une plus grande proximité entre le manager et chaque collaborateur, favorisant ainsi la personnalisation de la gestion des temps avec une meilleure prise en compte des aspirations de chaque collaborateur : télétravail, arrangement des horaires selon les trajets ou besoins… Cette personnalisation constitue un élément de bien-être au travail et favorise ainsi l’engagement des collaborateurs.

Accessibles sur tout type de terminal, les outils de GTA donnent aux managers l’opportunité d’avoir une vue globale et en temps réel des données relatives à leur équipe et de prendre des décisions éclairées à tout moment.

En les responsabilisant, les solutions de GTA améliorent considérablement la productivité et la proactivité des équipes.

 

GTA et empowerment des managers

Les RH, garants d’une politique RH optimale, juste et motivante

étude GTA TH utilisation mobile

Optimiser la politique RH implique de recentrer les gestionnaires RH sur leur cœur de métier (élaboration des plans prévisionnels de recrutement, adaptation des profils à la stratégie de l’entreprise, gestion de la politique de rémunération…).

En matière de GTA, il est aisé de décentraliser la gestion des plannings d’équipes sur les managers ou même directement auprès des collaborateurs et ainsi de délester les RH de tâches chronophages et sans réelle valeur ajoutée.

Grâce aux outils de GTA, les DRH bénéficient d’une cartographie précise en temps réel et sur l’année, de l’ensemble des ressources disponibles dans l’entreprise : maison mère, filiales, bureaux, succursales, etc. D’ailleurs 75% des RH interrogés jugent prioritaire d’avoir une vision unifiée des données RH pour optimiser l’ensemble de la masse salariale, réduire leurs coûts et anticiper les besoins futurs. Un passage obligé pour améliorer la performance RH qui reste un enjeu majeur pour 65% des DRH.

Gérés au sein d’un même outil et en toute conformité avec le cadre réglementaire du travail, tous les collaborateurs bénéficient ainsi d’une politique RH homogène, transparente et équitable. A l’heure des évolutions légales récurrentes du code du travail, 39% des DRH interrogés soulignent leur besoin d’être réactifs et agiles face aux demandes de leur DG sur les mesures d’impact de changements légaux (CICE, congé parental pour les hommes…).

Aujourd’hui, être considéré par sa hiérarchie, pouvoir formuler ses souhaits via les outils de communication mis à disposition, évoluer au sein d’une organisation du travail flexible ou pouvoir travailler à distance participent pleinement au bien-être professionnel.

Conscients que tous ces éléments influent sur l’engagement des collaborateurs, l’augmentation de leur productivité et leur fidélité à l’employeur, 32% des RH font du bien-être au travail un enjeu majeur de leur politique RH.

Grâce aux outils de GTA, les DRH développent leur marque employeur en étant garants d’une stratégie RH optimale, juste et motivante.

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